Muchas empresas cuentan con licencias de Microsoft 365 (M365), pero pocas las tienen correctamente implementadas. Esto puede traducirse en costes innecesarios, problemas de seguridad y un desaprovechamiento de herramientas clave como SharePoint o Teams. No se trata solo de pagar por un software, sino de configurarlo adecuadamente para que realmente impulse la productividad y la colaboración.
¿Por qué es clave implementar M365 de forma óptima?
Cuando una empresa adquiere M365, muchas veces se limita a asignar licencias sin una estrategia clara. Esto suele generar:
- Costes innecesarios: pago por licencias infrautilizadas o no asignadas correctamente.
- Falta de seguridad: accesos mal configurados, usuarios con permisos excesivos o datos expuestos sin control.
- Baja adopción de herramientas: SharePoint, Teams o OneDrive no se usan correctamente porque los empleados no saben cómo integrarlas en su día a día.
Ahora bien, ¿qué implica una correcta implementación? No se trata solo de activar cuentas, sino de definir qué herramientas necesita cada equipo, configurar permisos de acceso adecuados y garantizar que todo esté alineado con las necesidades de la empresa.
SharePoint: el gran olvidado (pero imprescindible)
Uno de los mayores errores es no aprovechar SharePoint. Esta plataforma permite centralizar la documentación, establecer flujos de trabajo y mejorar la colaboración. Sin embargo, cuando no está bien configurada, acaba convirtiéndose en un simple repositorio caótico en el que nadie encuentra lo que necesita.
Imagina una empresa con cientos de documentos dispersos en carpetas locales y correos electrónicos. Si SharePoint se configura correctamente, esos archivos pueden organizarse de manera eficiente, con accesos controlados y búsquedas rápidas. Esto no solo mejora la productividad, sino que también refuerza la seguridad al evitar que información sensible quede expuesta.
¿Cómo asegurarte de que M365 está bien implementado?
Implementar correctamente M365 no solo optimiza los recursos, sino que también protege los datos y mejora la colaboración interna. Para lograrlo, es recomendable seguir estos pasos:
- Auditoría de licencias: revisa qué licencias se están utilizando realmente, reasigna las que no sean necesarias y optimiza la inversión.
- Configuración de seguridad: define accesos y permisos adecuados para cada usuario, evitando exposiciones innecesarias de información.
- Optimización de herramientas: adapta SharePoint, Teams y OneDrive a los flujos de trabajo y necesidades de la empresa para garantizar su máxima utilidad.
- Formación a empleados: capacita a tu equipo para que saque el máximo partido de las herramientas disponibles y mejore su productividad.
En Atlantic International Technology nos especializamos en la implementación eficiente de M365. Si crees que tu empresa podría estar perdiendo oportunidades por no tenerlo bien configurado, podemos ayudarte a auditar y optimizar tu entorno digital.
Contacta con nosotros y optimiza tu Microsoft 365 al máximo.
